Компьютерная программа уборка помещений. Технологическая карта и другие документы для организации работ в клининге. Преимущества программы. Почему Gincore

«Технологические карты» - этот термин в последнее время стал очень модным, как в устах сотрудников и руководителей, занимающихся профессиональной уборкой, так и у тех, кто по своим функциональным обязанностям призван организовывать и контролировать вопросы клининга, а также у заказчиков этих работ. Но далеко не все понимают значение документа, называющегося (кстати, не совсем верно) технологической картой.
Понятие «Технологическая карта» характерно для точных производств, таких, например, как машиностроение. Если мы с вами рассмотрим работу токаря, то у него имеется технологическая карта, которая жестко регламентирует все проводимые им операции от получения на складе болванки, до сдачи готового изделия. В этом случае малейшее нарушение соблюдения требований и норм технологической карты грозит неизбежным браком.

В нашем случае мы составляем документ для идеального процесса уборки. Необходимо четко понимать, что, составляя технологическую карту уборки, мы не в состоянии учесть все без исключения параметры и факторы, влияющие на конкретные процессы уборки. А посему рассматривать техкарты, как панацею от некачественной работы или неполного выполнения своих обязательств перед заказчиком не имеет смысла.
К сожалению, в настоящее время технологические карты чаще всего рассматриваются именно с этой позиции. При проведении торгов на уборку некоторые заказчики требуют от участников предоставлять в тендерной документации некую «ТЕХНОЛОГИЧЕСКУЮ КАРТУ», под которой понимают единый документ, описывающий уборку всего объекта. Надо полагать, что на основании этой карты, составленной на основании скупых и недостаточных данных об объекте, можно оценить профессионализм и порядочность участвующих в тендере компаний. Сомнительно!

Технологическая карта - это внутренний документ, имеющий больше отношение к инструкции по рабочему месту. Ее, конечно, можно согласовывать с Заказчиком, но при этом необходимо, чтобы и он также понимал, что это не догма. Техкарта - «живой» документ, который меняется в зависимости от факторов, влияющих на уборку, состояния объекта, новых методов и технологических процессов, новых требований, изменений объемов и графиков работ. Это подробное описание действий работника при проведении работ на конкретном рабочем участке.

Технологическая карта должна содержать следующую информацию :

• наименование объекта;
• номер рабочего места (участка);
• время начала и окончания смены;
• дата разработки или введения в действие;
• время начала и окончания этапов работ;
• границы зон с одинаковыми методами уборки;
• применяемое оборудование;
• метод уборки;
• время уборки;
• химические средства, их расход и разведение;
• описание работ.

Описываемый документ строится по принципу пошагового проведения работ. Поэтому в нем задаются реперные точки, в качестве которых выступает время начала и окончания этапов проведения работ.
Определяются зоны с одинаковыми методами уборки. В эти зоны входят близко расположенные помещения с аналогичными покрытиями пола и обстановкой, которые подразумевают применение в них одного метода уборки. Перечисляется оборудование, используемое конкретно в данной зоне. Некоторые компании подробно перечисляют в этом разделе необходимые расходные материалы и инвентарь.
Задается метод уборки , который определяется по отношению к полу и указывает на то, какая уборка будет производиться: механизированная или ручная, сухая или влажная.
Устанавливается время выполнения всего объема работ для данной зоны в соответствии с нормативами уборки. Время необходимо для того, чтобы сотрудник мог рассчитать свои действия и добиться необходимой производительности труда. Но даже при наличии заданных реперных точек, никто из персонала не будет высчитывать время уборки конкретной зоны, исходя из времени начала и окончания работ.
Перечисляются химические очищающие средства , применяемые для уборки и ухода за поверхностями, а при необходимости и дезинфицирующие вещества. Кроме самих средств, здесь же в обязательном порядке указывается их разведение и расход. Описывается последовательность действий во время уборки в данной конкретной зоне.
При составлении описания необходимо учитывать все убираемые поверхности и составляющие части обстановки, перечень и объем работ, проводимых в соответствии с договором. В описании указываются также и периодические работы, закрепленные за данным рабочим местом. От качества описания работ зависит и производительность труда персонала, и качество нашей работы в целом, и выполнение договорных обязательств перед заказчиком.

В этом документе необходимо отразить время, отпускаемое на уход за оборудованием и инвентарем, проверку, очистку, стирку. Для смен длительностью более четырех часов предусматриваются перерывы на обед и отдых.
Технологическая карта несет ряд функциональных нагрузок. Разрабатывая ее, сотрудник проходит по всем убираемым помещениям и площадям, подробно и глубоко изучая особенности объекта. Она позволяет контролировать и анализировать работу персонала, правильность применения оборудования, инвентаря, расходных материалов и химических средств. Организовывать и проводить обучение персонала на рабочем месте. Анализировать организацию работы на объекте. Гибко реагировать на изменение работы объекта и его отдельных частей, появление временных дополнительных работ и при этом максимально выполнять весь объем работ.

Таким образом, мы подошли к тому, что от качества разработки технологической карты зависит многое в нашей работе, но не все. Если документ создан только ради «документа», то проку от него не будет, даже если это идеальный документ. Он будет пылиться на полке, а работа проходить так, как ее представляет персонал.
Только планомерное внедрение требований техкарты с учетом необходимости гибко реагировать на изменения в работе объекта и его подразделений, только постоянный анализ проводимых работ и деятельности персонала, только современная оптимизация технологических процессов и обучение персонала даст ожидаемый результат, как для заказчика, так и для нас.

Н.Л. Володин , руководитель направления развития профессионального образования в клининге АРУК
В статье использована информация из методического пособия «Организация работ по комплексной уборке объектов» .

Рано или поздно каждая клининговая компания сталкивается с необходимостью ведения учета своих заказов, клиентской базы, складских остатков, взаиморасчетов с клиентами, да и в целом автоматизации всех бизнес-процессов.

Так как при росте объема заказов, без единой информационной системы, бизнес начинает превращаться в хаос. На определенном этапе предприниматель сталкивается с проблемой выбора программы для автоматизации клининговой компании и именно об этом непростом выборе пойдет речь в данной статье.

Какие программные решения для клининговых компаний есть на рынке?

На сегодняшний день существует всего несколько специализированных систем учета для компаний занимающихся уборкой. Из них только одна программа, которая соответствует современным требованиям бизнеса.

Что мы подразумеваем под современными требованиями: легкий интуитивно понятный дизайн, не требует установки на компьютеры сотрудников, покупки лицензий, интегрируется с инструментами онлайн аналитики, телефонией, смс провайдерами, регулярно обновляется, имеет круглосуточную онлайн-поддержку в встроенном чате.

Вероятнее всего, после перечисленных выше требований многие поняли, что речь идет о программе для клининговых компаний Gincore.

Возможности программы Gincore

1. Учет заказов
2. Торговля
3. Складской учет
4. Инвентаризация
5. Адресная система хранения
6. Бухгалтерия
7. Отправка СМС
8. Интеграция с телефонией
9. Интеграция с Google Analytics
10. Статистика и аналитика
11. Интеграция со складским и торговым оборудованием.
12. Конструктор печатных документов.
13. Системы контроля сроков выполнения заказов.
14. KPI для сотрудников
15. Логистика

Преимущества программы. Почему Gincore?

1. Быстро: регистрация занимает 3 минуты и можно сразу работать. Нет необходимости устанавливать программу на рабочие машины сотрудников;

2. Просто: не нужно тратить деньги и время на обучение персонала, обучающие программы и ответы на вопросы находятся в свободном доступе на нашем youtube-канале;

3. Удобно: перенести все данные со старой учетной системы можно за несколько часов: заказы, складские остатки, товарную номенклатуру, базу клиентов;

4. Безопасно : база данных хранится одновременно на двух серверах, расположенных в разных странах. Вы сами настраиваете уровень доступа для Ваших сотрудников.

5. Выгодно: если Вы только открываете бизнес - используйте полнофункциональную бесплатную версию, которая содержит в себе учет заказов, бухгалтерию, склад, торговлю, CRM и аналитику.

Деятельность в сфере клининга, как правило, проходит в условиях высокой конкуренции. Поэтому так важно в современных условиях бизнеса быть быстрее и лучше. Но добиться высокого качества оказания услуг, без правильного управления ресурсами предприятия, очень сложно.

Специалисты компании Софтреактор оказывают клининговых компаний, основная задача которой - планирование производства уборки помещений. Ее применение систематизирует работу сотрудников, выбирать оптимальный план проведения работ, учитывая временные ресурсы или требования к качеству уборки. Программа может применяться на всех стадиях планирования - от описания помещений и оценке трудозатрат, до оформления необходимой документации по объекту обслуживания.

Функции программы

• Работа с базой данных - типы и классификация объектов, карты уборки, элементы структуры (помещения, этажи, зоны), а также связей между ними;
• Хранение и просмотр фотоснимков помещений;
• Информации об объектах, подлежащих уборке в помещениях;
• Поиск подходящего шаблона из уже созданных проектов;
• Автоматическое планирование уборки по шаблону;
• Создание вариантов карты уборки - Экспресс, Стандарт и пр.;
• Редактирование карт уборки;
• Печать карт уборки или необходимой документации;
• Поддержка пользовательского многоязычного интерфейса, а также возможность перевода данных, внесенных пользователем.

Программа имеет два модуля:

Первый - Справочный, Библиотека. Это модуль для сохранения информации - типы и классификация объектов, операции по их уборке. Имеет следующие возможности - редактирование объектов, добавление операций и др.

Второй - Проекты. Это основной модуль, реализующий главный функционал программы для занесения информации, а также планирования работ по уборке.

Сроки реализации оцениваются индивидуально для каждого проекта.

Услуга автоматизация клининговой компании доступна для заказа во всех регионах.

Точная стоимость предоставления услуги зависит от специфики конкретного проекта,
пожалуйста воспользуйтесь одним из способов указанных ниже, для запроса стоимости работ по Вашему проекту.

Если Вы хотите получить точную оценку стоимости и сроков реализации услуги "автоматизация клининговой компании" под Ваши задачи, либо желаете получить более подробную информацию по услуге, заполните форму заявки расположенную ниже и наши специалисты свяжутся с Вами.