Как открыть свою выставку. Как и где организовать собственную выставку

Выставка – это действительно море возможностей:

• установление контактов с новыми клиентами;
• поддержание отношений со старыми клиентами;
• изучение отрасли;
• изучение клиентов;
• изучение конкурентов;
• масштабная презентация продукции компании;
• возможность обкатки нового продукта;
• формирование/ поддержание имиджа компании;
• оценка персонала компании;
• подбор нового персонала.

Выставка – это возможность одновременной игры на большом числе маркетинговых инструментов: телемаркетинг, рекламные объявления, прямые почтовые рассылки, щиты, презентации, дегустации, конкурсы, празднования, исследования, конференции, PR и т.д.

Чтобы использовать перечисленные возможности и маркетинговые инструменты, необходимы тщательная подготовка, организация и обучение персонала. В реальности представление большинства новичков и не малой части завсегдатаев, принимающих участие в выставках, звучит примерно так: «Арендовать место, поставить стенд, подготовить материалы, привезти и расставить продукцию, на людей посмотреть, себя показать». Ход мыслей, конечно правильный, но тщательности и глубины вряд ли можно ожидать при таком подходе к пониманию работы на выставке и ее подготовке. И год от года новички и бывалые участники выставок наступают на одни и те же грабли, ругают выставку «на чем свет стоит».

В данной статье мы предлагаем рассмотреть наиболее часто встречающиеся ошибки и увидеть, как их профилактика откроет дорогу к использованию многообразия возможностей и инструментов выставки. А главное – к пониманию, ощущению и получению результата на выходе.

Ошибка №1 – «Представление о выставке только как о работе на экспозиции»

Как правило, представление о выставке – это сама выставка. На самом деле существует подготовительный этап, о его важности мы уже говорили. Так же существует заключительный этап – работа после выставки. Все три этапа необходимы, чтобы получить результат на выходе: в виде количества заказов новых клиентов, расширения заказов старых клиентов, усовершенствованных или новых продуктов, корректировки или нивелировании слабых сторон компании, повышения процента узнаваемости компании и т.д. Каждый из этапов является полигоном по подготовке следующего этапа. Первый позволяет все предусмотреть и провести выставку на хорошем уровне. Сама выставка поставляет ценные контакты и маркетинговую информацию, которые необходимо обработать и довести до «готовности». Работа после выставки в конечном итоге позволяет оценить достигнутые результаты, принять решение о дальнейшем участии компании в выставках, а также подумать, как исправить допущенные ошибки в будущем.

К сожалению, в большинстве случаев первый и последний этап находятся в редуцированной форме или практически отсутствуют. Естественно, без предварительной подготовки и последующего анализа, работа на выставке год от года принципиально сильно не меняется. Соответственно об ощутимых, и тем более высоких результатах при таком подходе говорить не приходится.

Какие основные шаги необходимо сделать, чтобы эти провальные этапы стали полноценными и работали на Вас.

Подготовка к выставке – основные шаги

• Выбор выставки.
• Постановка целей выставки.
• Анализ до открытия выставки.
• Планирование бюджета.
• Определение целевой аудитории.
• Планирование мероприятий, маркетинговых инструментов на выставке.
• Подготовка экспозиции.
• Выбор экспонатов.
• Планирование рекламы.
• Подготовка информационно-рекламных и pos-материалов.
• Планирование и координация работы персонала компании.
• Выбор персонала для работы на выставке.
• Обучение персонала.
• Информирование реальных и потенциальных клиентов о выставке и Вашем участии в ней.

Если подготовка к выставке и сама выставка прошли «на уровне», то тем более обидно провалить «работу после выставки». Хотя все устали и безумно хотят отдохнуть. Необходимо устроить «разбор полетов», обсудить все удачи и ошибки, поблагодарить всех за работу на выставке, отметить вклад каждого сотрудника, наградить за ратные подвиги материально и замотивировать на «работу после выставки».

Работа после выставки – основные шаги

• Подведение непосредственных итогов выставки.
• Распределение полученной информации по соответствующим отделам.
• Работа с «горячими» и «тепленькими» клиентами. Напоминание о себе «прохладным» клиентам.
• Пополнение БД потенциальных клиентов.
• Обработка и анализ данных, проведенных исследований.
• Оценка эффективности участия в выставке.
• Принятие решения участвовать в данной выставке в дальнейшем.
• Еще раз хотим подчеркнуть, что это перечень основных шагов, практически каждый из них можно расписать также подробно, как и сами этапы.

Ошибка № 2 – «Совпадение названия выставки и профиля деятельности Вашей компании не является залогом оптимального выбора выставки»

Выбор конкретной выставки, так же как выбор дорогой покупки должен быть взвешенным и обдуманным. Слишком велики материальные и организационные затраты, чтобы, придя на выставку, остаться у разбитого корыта. Каким образом?

Представьте себе несколько возможных ситуаций:

А. Вы решили принять участие в выставке, но на практике оказалось, что выбранная вами выставка имеет третьестепенное значение в вашей отрасли, небольшое число экспонентов и вялотекущую посещаемость. Вы четко и грамотно отрабатываете отведенных пять дней. Но общее количество контактов, а тем более число полезных контактов, не вызывает у Вас желания тратить столько времени, денег и нервов впредь.

В. Вы рассчитывали найти на выставке клиентов, и вся подготовка шла из расчета на них, а в результате стенд чуть не снесли конечные потребители, наводнившие выставку и требующие вашу продукцию по сниженным ценам. В результате Вам не удалось ни с кем нормально поработать, ни конечным потребителям у вас поживиться (у вас были только образцы и подарочно-презентационные наборы для клиентов).

С. Вы решили затмить всех и много средств вложили в аренду и большой необычный стенд, чтобы его было видно отовсюду и все к нему стремились. На практике оказалось, что вы были единственным большим стендом, и действительно привлекали внимание, стенд изучали, рассматривали, но ближе, чем на пушечный выстрел не подходили. Или возможна обратная ситуация, когда маленький стенд затерялся среди островных стендов других компаний.

Как этого избежать?

1. Составить перечень выставок, выбрать те, которые для вас актуальны тематически и по масштабу.

Так, если компания занимается производством и распространением канцтоваров только в своем регионе, то вряд ли ей есть смысл участвовать в республиканских и тем более в международных выставках, в отличие от крупных производителей, от компаний, имеющих разветвленную региональную сеть, или фирм, решивших выйти на рынок стран СНГ.

2. Составить перечень критериев, по которым вы будете выбирать выставку.

Такими критериями могут быть:

• формат выставки (b2b, b2c);
• количество участников выставки, их состав, присутствие конкурентов, динамика этих параметров за несколько лет (положительная, отрицательная);
• количество посетителей, их состав, динамика этих параметров за несколько лет (положительная, отрицательная);
• присутствие целевых клиентов, динамика по целевым клиентам год от года растет или падает;
• какие выставки ближе к вам по расписанию с точки зрения производственного процесса, бюджетных поступлений; выпуску опытной партии нового продукта, который вы хотите обкатать на выставке;
• соотношение крупных и средних компаний (больших и маленьких стендов). Оптимальным является соотношение 30% к 70%, тогда и те, и другие смогут себя показать;
• попадание выставки на праздничные дни (не зря в летний период выставки практически не проводятся) и т.д.

Для тех, кто принимал участие в выставке ранее, также важно отследить динамику своих результатов участия в выставке за несколько лет (положительная, отрицательная, с чем связана, есть ли смысл дальше работать на данной выставке).

3. Подумать, что для вас важно сделать, достичь, какие мероприятия и приемы вы хотели бы использовать на выставке. Какая из выставок, что из задуманного позволяет сделать.

4. Сравнить выставки между собой.

Чтобы получить полноценную информацию, лучше сочетать несколько источников информации: Интернет, профильные журналы, сайты выставок, оргкомитеты выставок, клиенты, конкуренты, партнеры и т.д. Такой предварительный анализ выставок важно проводить как новичкам, так и завсегдатаям выставок, поскольку все изменяется, в том числе и выставки (по составу участников, посетителей и т.д.). И тогда приходится отказываться от участия в выставке или придумывать новые маркетинговые ходы.

Ошибка №3 «Отсутствие четких, конкретных, измеримых целей работы на выставке»

Как правило, на вопрос о целях компании на выставке можно получить следующие ответы: «Потому, что здесь конкуренты», «Для поддержания имиджа», «Если мы не будем участвовать в выставке, то конкуренты и клиенты решат, что у нас проблемы», «Обработать как можно больше клиентов», «Шпионить» и т.д.

Четкие, измеримые цели дают компании следующие возможности:

Можно выделить четыре основных направления целей компании на выставке:

• поиск новых клиентов и укрепление отношений со старыми клиентам;
• формирование или поддержание имиджа;
• маркетинговая разведка;
• поиск и привлечение новых партнеров.

Лучше всего, если компания уделит внимание каждой из этих целей, иначе можно, по крайней мере, упустить хорошие возможности.

Представим, что компания сделала ставку на поддержание имиджа (очень интересный, нестандартный, привлекательный стенд), но при этом оказалась не готова к хлынувшему потоку потенциальных клиентов. Зачем было потрачено столько денег? Что клиентам от этого стенда? Название они, конечно, запомнят, а вот желание работать с этой компанией уже заметно поубавится.

Кроме того, что цели должны быть четкими и измеримыми, они должны быть реалистичными. Так, например, рассчитывать, что компания на выставке сможет поработать со всеми посетителями выставки (30000) было бы наивно. Цифра в десять раз меньше не умаляет наивности. Тем более что не все из них являются клиентами и тем более вашими целевыми клиентами.

Так можно рассмотреть каждое направление постановки целей компании на выставке. Достаточно вспомнить, какие возможности открывает выставка для проведения различного рода маркетинговых исследований, сколько они стоят, а сколько в них ценной информации (при грамотной постановке цели исследования, его подготовке, проведении и обработке).

Ошибка № 4 «10 очаровательных длинноногих девушек, дефилирующих по выставке и успех обеспечен».

Мило, очаровательно, украшает выставку – это бесспорно. Влияет ли на привлечение – вот это вопрос. Внимание привлекают, бесспорно. Рассказать о продукте, услуге, как правило, ничего вразумительного не могут. Внимание и интерес клиента гаснет. Хорошо, если они хотя бы раздают информационно-рекламные материалы, хоть какая-то польза.

Итак, речь идет о подборе маркетинговых инструментов. Разнообразные шоу привлекают внимание, развлекают, дают возможность отдохнуть или расслабиться, отдохнуть «глазом», поднять настроение, но практически не влияют деловую составляющую общения на выставке.

Выбранные маркетинговые инструменты должны отвечать следующим параметрам:

• работать на цели компании, принимающей участие в выставке;
• быть ориентированными на целевую аудиторию компании (развести инструменты хотя бы на уровне b2b, b2c);
• быть адекватными по соотношению затраты/результат;
• сочетаться, дополнять друг друга, а не дублировать.
• Большим плюсом в привлечении клиентов будет использование маркетинговых инструментов «до» и «во время» выставки. Если выбранные инструменты соответствуют перечисленным выше требованиям, это обеспечит количественное, качественное и экономически оправданное привлечение клиентов.

Ошибка №5 «Стенд всему голова».

Голова тот (те), кто продумал выставку от целей и стратегии их достижения до мелочей. Стенд сам по себе – это «лифт», привлекающий внимание, информирующий, с определенной пропускной способностью.

Пропускная способность стенда напрямую зависит от его размеров. 30% стенда, как правило, занимает его экспозиция. 70% остается сотрудникам. На одного сотрудника необходима площадь не менее 1,5-2 квадратных метров, чтобы он мог спокойно работать на стенде, не роняя информационные стойки, не мешая другим и не испытывая психологический дискомфорт. Соответственно стенд на 4 сотрудников должен быть по площади не меньше 13 квадратных метров. Возможность увеличивать размер стенда зависит от бюджета компании. Если рассчитанная вами пропускная способность стенда вас не устраивает по прогнозируемой отдаче, а бюджет жестко ограничен, то лучше использовать другие методы привлечения клиентов.

Часто борьба конкурентов на поприще «чей стенд круче» становится самоцелью. Клиенты сознательно или бессознательно понимают, глядя на стенд, для кого он (клиентов или конкурентов и себя любимых). Спрашивается, что клиентов греет больше? Ответ очевиден. Более того, игры в «царя горы» отнимают много времени, сил, энергии от работы с клиентами, а при отсутствии должной подготовки персонала вызывает ложное чувство превосходства.

Например, компания, в которую входят два принципиально различных направления, работала на выставке на разных стендах. Каково же было удивление руководства, когда результаты по количеству посетителей оказались больше на более скромном по размерам и претензии в оформлении стенде. У маркетологов компании сложилось впечатление, что на второй стенд клиенты «боялись» заходить, если заходили, то ждали одобрительного взгляда сотрудников, подтверждающего «Да, мы Вас ждем, мы Вам рады».

Эта живая история говорит о том, что при выборе стенда необходимо, в том числе, ориентироваться на свою целевую аудиторию, чтобы не потерять ее, напугав или оставшись совсем незамеченными.

Часто бывалые участники выставок спорят, где лучше размещать стенд. «Правильными» ответами считаются вход и центр. На самом деле, если представить себя на месте посетителя выставки, то становится понятно, что, скорее всего, вы обойдете всю выставку. То есть размещать стенд можно практически в любом месте. Но некоторые ограничения надо учесть. Как любому человеку вам не захочется идти туда, где тупик, так как это отсутствие пути, возврат (повтор), трата времени. Лучше не размещать стенд около точек общепита, чтобы очередь не перекрыла подступы к стенду. Чтобы не было неожиданных проблем с переоформлением пространства, установки стенда, потери полезной площади – изучите план павильона, чтобы столбы, колонны, перекрытия не оказались на вашей территории.

Очень важным моментом для пропускной способности стенда, а тем более привлечения целевых клиентов является организация пространства.

Компания, ориентированная на оптовых покупателей, провела активную предварительную работу по привлечению посетителей. А на стенд валом повалили конечные потребители. Вход на стенд один (он же выход). Столпотворение. Работать на стенде с целевыми клиентами оказалось невозможным.

Важно учесть: кто целевой клиент; если вам важно показать дистрибьюторам, что интерес у потребителей к вашей продукции высокий, то необходимо выделить рабочие зоны (переговорную, «распродажную»); нужна ли вам переговорная зона или вам хватает работы на стенде.

Ошибка № 6 «Мы сидели и курили, так и выставка прошла».

Впечатление сотрудника-новичка от выставки: «Остановите землю, я сойду».

Основная проблема в том, что сотрудников бросают, как котят в прорубь, без распределения функционала, ответственности и полномочий, и без предварительной подготовки к их исполнению. В итоге сотрудники сами распоряжаются своим временем, и сами придумывают себе занятия, преимущественно не соответствующие целям выставки.

Есть 10 типичных, часто повторяющихся ошибок сотрудников на выставке. Все они демонстрируют клиенту отсутствие интереса и уважения к нему.

10 «не» или дурные манеры на выставке

• Не сидите!
• Не читайте!
• Не курите!
• Не ешьте и не пейте на экспозиции!
• Не жуйте!
• Не игнорируйте потенциальных клиентов!
• Не болтайте по телефону!
• Не будьте похожи на вахтера!
• Не транжирьте рекламную литературу!
• Не тусуйтесь!

Последнее время тренинг по подготовке сотрудников к работе на выставке пользуется большой популярностью. Необходимый минимум в подготовке сотрудников: умение устанавливать контакт, грамотно классифицировать клиентов, выявлять предложения и подбирать соответствующие рекламно-информационные материалы, уметь проводить презентации, демонстрации, переговоры, управление временем сотрудника на выставке, деловой этикет на выставке, восстановление работоспособности и т.д.

Ошибка №7 «Некачественный сбор информации и ее систематизация».

Довольно часто компании на выставке сталкиваются с такой ситуацией: сотрудник пообщался с посетителем «в теплой и дружественной обстановке», а на выходе – ни информации, ни договоренностей с потенциальным клиентом (если он им является). Это может произойти как с сотрудниками компании-новичка, так и с бывалым сотрудником (перегрузка/отношение к работе).

Здесь на лицо четыре важных момента:

1. Квалификация посетителей: целевые клиенты, «клиенты клиентов», конкуренты, партнеры, СМИ и т.д. Это возможность: понять «кто есть кто», «говорить на языке потребностей, интересов» посетителя, оптимизировать распределения времени и информационно-рекламных материалов, минимальная защита от конкурентов.
2. Сбор информации с посетителей стенда, в первую очередь с потенциальных клиентов, в необходимом объеме. Минимум – обмен визитками. Хорошо если для выставки компания разработает небольшую анкету, включающую паспортичку и потребности посетителя. На обратной стороне анкеты можно предусмотреть пометки сотрудника: вопросы, возражения, степень «готовности», высказывания о компании, о конкурентах. Если поток посетителей на стенде дает возможность сделать соответствующие пометки, то менеджеры по работе клиентами и маркетолог компании получат ценную информацию для дальнейшей работы.
3. Предоставление информации о компании, ее продуктах, предложениях, новинках интересной и достаточной для посетителя (в зависимости от квалификации).
4. Систематизация полученной информации. Градация уже есть, это основания, по которым осуществляется квалификация посетителей на стенде. Главное складировать их не в одну большую кучу, а по группам. Каждой группе – свой цвет фломастера или своя коробочка и т.д.

Ошибка № 8 «Визитки и рекламные материалы заканчиваются, когда приходят самые важные клиенты или на 3-4 день выставки».

Здесь, поможет правильный расчет, помноженный на опыт. По мнению постоянных участников выставки изначально рассчитанное количество визиток надо увеличить в 5 раз, а информационных материалов в 3 раза. Дальше в ход идет квалификация посетителей, грамотное распределение материалов компании и простая бдительность. Так называемых «пылесосов», сметающих материалы на выставках, действительно очень много.

Ошибка № 9 «Наконец-то все кончилось, информацию в архив…».

К сожалению, часто собранная непосильным трудом информация остается без должного внимания после выставки. Если систематизации полученной информации не происходило и все свалено в большую кучу, то энтузиазм по ее разбору вряд ли у кого возникнет. Все устали, клиенты висят на телефонах, масса дел скопилась за время отсутствия в офисе. А если выставка прошла на «удовлетворительно», то на эту кучку еще и смотреть больно, и «ловить» по мнению сотрудников там нечего.

После выставки необходимо подвести промежуточный итог: общее количество посетителей на стенде, по группам посетителей, сколько потенциальных клиентов в какой степени готовности к сотрудничеству находятся, спланировать работу с ними и вперед к процветанию компании и ее сотрудников.

Первыми кандидатами на «зачистку», как правило, являются анкеты. Их много, дел много, текучка заела, обработку и анализ результатов проведенных исследований по боку, «хватит общего представления». Спрашивается, как из этого общего представления выводить корреляции, делать достоверные выводы и корректировать поведение компании на рынке?

Еще очень важный момент, по горячим следам проанализировать работу на выставке, чтобы лучше понимать, на что обращать более пристальное внимание при подготовке и проведении в будущем.

Ошибка № 10 «Без анализа эффективности участия в выставке вперед за новой».

Понятно, что в зависимости от оборачиваемости, производимых и / или продаваемых продуктов (услуг) компании, оценка эффективности по одному из основных критериев общая сумма сделок с клиентами привлеченными на выставке, может растянуться на целый год. Но проводить оценку эффективности участия компании в выставке все равно надо. Пусть на основании простых критериев. Свои затраты вы знаете. Наиболее очевидные источники привлечения средств это, в первую очередь, договора с клиентами, расширение заказов существующих клиентов и проведенные до конца исследования. Вернемся к примеру. Допустим, работа после выставке принесла компании 50 договоров, размер средней закупки клиентов в месяц 3000$, закупки происходят ежемесячно, на выходе 1800000$. Плюс расширение заказов по старым клиентам, если вы были к ним внимательны на выставке и подготовили для них заманчивые предложения. Плюс стоимость проведенных исследований (от 5000-30000$ и более), если бы вы заказали их провайдеру, помноженные на их количество (тематику). Плюс уже менее поддающиеся точной оценке, но не менее важные результаты повышение процента узнаваемости компании, своевременный учет разведывательной информации с выставки, поддержание имиджа компании и т.д.

Итак, каждая из рассмотренных ошибок, а уж тем более их совокупность перекрывают доступ к многочисленным и разнообразным возможностям, предоставляемым выставкой. «Танцы на граблях» год от года приводят только к тому, что компания теряет деньги, понимание и энтузиазм персонала по поводу участия компании в выставке.

В преддверии активного выставочного сезона мы желаем Вам выступить «по первой дорожке», извлечь максимум пользы и опыта, научиться чему-то новому в выставочном деле.

Выставка - это единственное уникальное и универсальное мероприятие, в котором можно использовать все инструменты маркетинга. Зачастую участие в выставке не требует огромных затрат, но правильная и ответственная подготовка к выставке позволяет достичь значительных результатов: увеличить объем продаж, представить новые товары или услуги, улучшить имидж вашей фирмы, сформировать сеть дилеров или дистрибьюторов, изучить рынок и т.д.

Существует много причин, по которым стоит принять участие в выставке .

Выставки предоставляют возможность:

• заключить договоры с потенциальными партнерами
• вывести на рынок новый продукт
• найти новых покупателей и партнеров
• развить новое направление своей коммерческой деятельности
• стимулировать активность персонала
• получить информацию о текущей ситуации на рынке
• поддержать местных торговых агентов
• встретиться с деловыми партнерами и т.д.

Где проходят (проводятся) выставки

Специализированные выставки отрасли чаще всего проводятся в двух крупных выставочных центрах (комплексах) Москвы: Кросус Экспо или Экспоцентр. (ссылка календарь выставок в Москве>>)

Если вы впервые приняли решение участвовать в выставке , мы постараемся объяснить простейшие понятия, с которыми вам придется столкнуться при подготовке к мероприятию.

Подготовка к выставке

Как правильно участвовать в выставке, как эффективно провести выставку и получить отличные результаты? Советы и рекомендации для участников / экспонентов.

Прежде всего, необходимо определить конкретные и реалистичные цели , которые вы предполагаете достичь с помощью участия в выставке . Самые распространенные из них:

• презентовать новый товар или услугу
• пополнить базу клиентов
• найти новых партнеров
• заявить о своей фирме
• проанализировать определенный сегмент рынка и т.д.

Разумеется, цели вашей компании могут быть уникальными.

После того, как определены основные цели, будет нелишним набросать план их достижения, подобрав приемлемые для вас инструменты, подготовить стендистов для работы на выставке. Несомненно, вам хорошо известны основы маркетинга и рекламы, и мы не хоте ли бы повторять простые истины, поэтому приведем лишь небольшой пример в качестве иллюстрации.

Предположим, ваша компания – новичок на рынке. В этом случае было бы логично сделать акцент на стенде – чтобы привлечь к нему как можно больше внимания. Для этого можно заранее забронировать «выгодное» место на плане, заранее изучив, где находится вход в павильон, туалеты, точки питания, то есть, места скопления посетителей. Возможно, полезно будет узнать, где располагаются лидеры отрасли и конкуренты.

Как оформить стенд на выставке

Стенд нового участника должен быть броским, ярким. В оформлении выставочного стенда может использоваться цветная оклейка, подсветка, яркие баннеры, красивая и стильная мебель..

Выставочный стенд (стандартный стенд, эксклюзивный стенд) - это лицо компании на выставке, он во многом характеризует ее положение на рынке, ее потенциал, амбиции, возможности, поэтому многие участники ориентированы на строительство эксклюзивного стенда.

Для оформления экспозиции компании можно использовать дополнительное оборудование для выставок: разборные выставочные конструкции или мобильный выставочный стенд. Если позволяет формат выставки и бюджет, желаемого эффекта поможет добиться эксклюзивная застройка.

На фото выставочные стенды участников выставки «…. – 2011, 2012»,
эксклюзивные выставочные стенды, нестандартная застройка.

Как определить размер стенда?

Нередко экспонент затрудняется с определением и выбором размеров выставочного стенда, т.к. не представляет как будет выглядеть стенд (экспозиция).

Размер выставочного стенда определяется исходя из бюджета, технической необходимости: демонстрация привезенного оборудования, расстановка буклетниц, переговорная зона, ресепшн и количества работающих на выставке.

Маленький стенд (от 6 до 12 кв.м.) позволит компактно разместить информацию: плакаты, информационная стойка, стул.

Средний стенд (от 12 до 18 кв.м.) позволяет размещать витрины с образцами продукции, несколько переговорных столов.

Большой выставочный стенд (от 20 кв.м. и более) - это большая выставочная площадь для работы группы менеджеров, включает переговорные зоны, зоны демонстрации продукции, определяет уровень компании на отраслевом рынке.

Правила работы на выставке, для персонала участника

Вероятно, вам приходилось посещать много мероприятий, и вы согласитесь, что мало привлечь посетителей на стенд, нужно уметь с ними работать. Потому мы хотели бы напомнить основные правила работы персонала на выставке.

Будет здорово, если сотрудники компании-участника будут опрятны, приветливы и внимательны к каждому посетителю.

Перед выставкой проведите тренинг для сотрудников, объясните им цели участия в выставке, функции каждого из них, кто представляет вашу целевую аудиторию и т.д. Осознание сотрудниками целей участия, методов и принципов работы на выставке, может превратить ваш стенд из обычной "витрины" в плацдарм для продвижения навстречу новым заказчикам и новым рынкам.

Сотрудники должны быть коммуникабельными и хорошо осведомленными о деятельности фирмы, продукции и услугах. Прекрасно, если это будут опытные продажники. Выставку посещают разные люди, а умение определить тип посетителя и удержать его внимание - это важная составляющая успеха.

Если выставка международная – явно не помешает знание иностранного языка.

Даже если посетитель проходит мимо вашего стенда, ему важно чувствовать, что он вам интересен. Тогда вы станете интересны ему. В ожидании посетителей не стоит увлекаться телефонами, планшетами, чтением посторонней литературы или приемом пищи прямо на – никакой вежливый человек не захочет вас отвлекать, а вы его наверняка не заметите. Именно для этого мы предлагаем застраивать небольшие подсобные помещения для организации питания на выставке (стенде компании) или использовать специализированные точки питания на территории выставочного центра.

Общаясь, проявляйте свой интерес, ведите активный диалог, предлагайте посетителю отправить материалы по электронной почте – вы заранее получаете его контактную информацию и даже экономите полиграфию, которую зачастую отказываются брать из-за внушительного веса. Пообещав связаться с собеседником после мероприятия, обязательно сделайте это. Если вы хотите, чтобы в памяти человека осталось название вашей фирмы, письмо должно поступить к нему в течение 48 часов. В течение выставки контакты стоит систематизировать, чтобы запомнить их обладателей и не упустить ничего важного.

Если на выставке вы планируете вести переговоры с иностранными посетителями и партнерами, то необходимо заблаговременно позаботиться о наличии переводчика на стенде компании.

Привлечение посетителей

Мы рекомендуем сделать адресные телефонные звонки ключевым партнерам и клиентам и сообщить им, что ваша компания принимает участие в выставке. Однозначно, на вашем сайте должна быть размещена информация о том, что компания будет принимать участие в выставке и о том, что вы будете там представлять.

Разумеется, каковы бы ни были цели компании, от участия в выставке, как правило, экспоненты ждут увеличения объема продаж и знакомства с новыми клиентами. Часто организаторам приходится слышать в свой адрес жалобы на недостаточное количество посетителей. Действительно, одной из наших задач является проведение рекламной кампании и привлечение целевой аудитории на выставку .

Однако не стоит забывать, что о достаточном количестве гостей на каждом конкретном стенде следует позаботиться именно компании-участнику. Для этого мы предлагаем:

Публикацию информации о вашей компании на сайте выставки;

Мы предоставляем неограниченное количество бесплатных пригласительных билетов, чтобы вы заблаговременно могли сделать адресную рассылку потенциальным партнерам и клиентам и пригласить их посетить ваш стенд.

По мнению некоторых специалистов, не стоит пренебрегать и отраслевыми СМИ. Вы можете направить пресс-релизы или другие информационные материалы о деятельности вашей компании для публикации в отраслевых СМИ, особенно, если это информационные партнеры выставки. В этом случае можно договориться о проведении интервью во время мероприятия или репортаже о самой компании. Таким образом, еще до начала мероприятия у вас появится возможность составить плотное расписание встреч и переговоров на вашем стенде.

Оценка эффективности выставки

Подведение итогов и оценка результативности выставочной деятельности.

Стоит помнить, что после завершения выставки, ваша работа не прекращается. Чтобы закрепить наметившиеся успехи, необходимо действовать без промедления. Договаривайтесь о следующей встрече с интересующими вас людьми, разошлите письма с благодарностью за проявленный интерес всем новым «знакомым». Каждый посетитель, который обратил внимание на вашу продукцию или услуги, заслуживает внимания. Зачастую после участия в выставке накапливается масса визитных карточек с перспективными контактами, но, вернувшись к привычному режиму работы, вы забываете о них, желая разобраться со срочными вопросами, накопившиеся за время вашего отсутствия. Обозначение приоритетов, безусловно, ваше право, но помните, что визитные карточки, контакты, налаженные на выставке, очень быстро теряют свою актуальность.

Резюмируя, можем сказать, что выставки - это великолепная возможность для продвижения фирмы на конкретном рынке при условии:

• Если участие в них планируются заранее.
• Если часть посетителей идет на выставку конкретно на ваш стенд, а другим вы не оставляете шансов пройти мимо.
• Если персонал умеет, хочет и готов работать на выставке.
• Если в ходе выставки подготовлены точные и информативные записи переговоров, «по горячим следам» которых сразу же начинается работа.

Как организовать выставку - зачем она нужна + 10 шагов для организации + 4 распространенные ошибки.

Существует множество маркетинговых инструментов по продвижению товаров и услуг.

Учесть каждый, а тем более использовать за один раз довольно сложно, да и не всегда нужно.

Но есть один способ коммуникации, который совмещает в себе сразу несколько инструментов продвижения.

И это привычные для многих выставки.

Несмотря на то, что уже многие предприниматели успели оценить эффект от их проведения, некоторые все еще боятся участвовать в подобного рода мероприятиях.

И в первую очередь это связано с незнанием и непониманием организации всего процесса.

Если вы хотите знать, как организовать выставку и получить от нее максимальный результат, то продолжайте читать эту статью.

Что такое выставка и зачем она нужна?

Выставка - это одна из ключевых маркетинговых коммуникаций, включающая в себя множество способов продвижения, которые проводятся в одно время:

• презентация товара или услуги;
• дегустация (при необходимости);
• сэмплинг;
• конкурсы.

Что в итоге получает предприниматель, решившись принять участие в выставке:

• общение с потенциальными покупателями или клиентами;
• изучение конкурентов и сравнение себя с ними;
• формирование позитивного имиджа своей компании;
• получение новых заказов и переговоры о заключении будущих договоров на поставки.

Таким образом, принимая участие в подобного рода мероприятиях, предприятие получает уникальную возможность не просто изучить возможный рынок сбыта, и показать себя в лучшем свете, но и сразу по итогам работы провести работу над ошибками - улучшить качество товаров, нанять более квалифицированный персонал, заняться более активной рекламой.

Преимущества и недостатки выставки

Выставка - это довольно специфический маркетинговый инструмент, который имеет свои преимущества и недостатки.

Начнем с приятных моментов:

• организаторы используют только качественную и масштабную рекламу;
• на выставку по большей части приходит действительно заинтересованная аудитория;
• участие в таком мероприятии дает возможность предпринимателю установить новые связи с местными органами власти, другими предприятиями, которые могут быть поставщиками сырья, рекламными компаниями;
• поддержание имиджа своего предприятия.

Но на ряду с преимуществами, есть и недостатки:

• высокая стоимость участия;
• длительное время подготовки;
• дорогое оформление выставочного стенда;
• человеческий фактор (на выставку стоит отправлять только проверенных и подготовленных сотрудников маркетингового отдела).

Как организовать выставку: пошаговый процесс

Чтобы организовать выставку, необходимо проделать много работы. Западные аналитики утверждают, что на подготовку стоит тратить около одного года, наши соотечественники сходятся во мнении, что полугода будет вполне достаточно.

Сам процесс по участию в выставке будет состоять из нескольких этапов.

Вот основные из них:

1. Выбор подходящей выставки
2. Составление плана действий
3. Выбор и подготовка сотрудников, которые будут презентовать товар
4. Планирование бюджета
5. Выбор образцов
6. Разработка раздаточного материала
7. Оформление выставочного центра
8. Монтажные работы
9. Непосредственное участие
10. Подведение итогов

На каждом из этапов остановимся подробнее.

Выбор выставки и подача заявки на участие

Маркетинговый отдел предприятия должен постоянно искать и изучать информацию о том, где, когда и какие выставки будут организованы.

Если вы новичок в подобных мероприятиях, то, в первую очередь, обратите внимание на специализированные выставки, которые проводятся в вашем регионе.

Если в ближайшие полгода нет ничего подходящего, то тогда стоит рассмотреть вариант экспозиций, на которых себя могут проявить производители различных групп товаров.

На что необходимо обратить внимание при выборе выставки:

• тематика;
• количество участников;
• целевая аудитория;
• способы продвижения выставки;
• требования к выставочным стендам участников;
• стоимость участия.

Подача заявки и осуществление оплаты за участие зависит от масштаба ее проведения:

• на региональном уровне - необходимо обратиться прямо к организатору;
• на федеральном - найти посредников.

Также заранее подготовьте все необходимые документы, так как некоторые экспоцентры предъявляют жесткие требования и проводят тщательный отбор предприятий-участников.

Планирование выставки

Организовать выставку не получится без тщательного планирования.

В первую очередь, вы должны составить календарный план действий, рассчитать бюджет, чтобы понять сколько денег вы готовы вложить в такой способ рекламы, и подготовить сотрудников.

Также на этом этапе необходимо определиться с основными целями участия в таком мероприятии и сфокусироваться на них.

Стратегическими заданиями будут:

• увеличение объем продаж;
• привлечение новых покупателей;
• исследование рынка;
• оценка деятельности конкурентов и изучение их целевой аудитории;
• поиск новых связей;
• ведение предварительных переговоров с потенциальными клиентами.

Тактические задания заключаются в следующем:

• определение размеров стенда;
• выбор образцов;
• оформление выставочного стенда;
• поиск подходящего места под установку стенда в экспоцентре.

Подбор сотрудников, которые будут работать на выставке

Если директор или владелец бизнеса заинтересован в его развитии, то его присутствие на выставке является обязательным.

Во-первых, можно воочию увидеть потенциальный рынок сбыта, во-вторых, завести деловые знакомства.

Что касается, персонала, который должен непосредственно отвечать за то, чтобы организовать выставку, то он будет относиться к отделу сбыта или маркетинга.

На выставку стоит отправлять специалистов своего дела, которые:

• «от» и «до» знают выбранные товары,
• обладают хорошими коммуникативными навыками;
• смогут продать товар и описать его положительные характеристики.

Также у стенда должны быть начальник производства, начальник отдела маркетинга или сбыта.

Планирование бюджета

В бюджет организации выставки должны входить такие статьи расходов:

• взнос за участие и аренду места в экспоцентре;
• стоимость выставочного стенда (оформление, транспортировка, монтаж);
• стоимость образцов;
• подготовка раздаточного материала;
• расходы поездку и проживание сотрудников;
• расходы на форс-мажор.

Выбор образцов товара

В качестве образцов необходимо использовать те же товары, что поступают в продажу.

Любой, кто подойдет к стенду предприятия, должен иметь возможность попробовать товар.

Также приготовьте несколько единиц, которые вы сможете отдать потенциальным клиентам.

На проспекте обязательно оставьте полную информацию о товаре и контактные данные компании.

Подготовка раздаточного материала

Раздаточный материал должен быть представлен в виде:

• листовок с информацией о компании и выпускаемых ею товарах;
• прайс-листа;
• полноценного каталога.

Стоит отметить, что расходы на будут довольно большими, поэтому не спешите с легкостью прощаться с раздаточными материалами.

Рядом со стендом разместите стопку листовок, а вот прайс и каталог нужно приберечь для тех, кто действительно заинтересовался продукцией предприятия.

Оформление выставочного стенда

Самым ответственным этапом в организации выставки является оформление выставочного стенда.

От того, как будет представлен товар, зависит успех и эффект от участия в таком мероприятии.

Чтобы донести посетителям всю необходимую информацию, воспользуйтесь рекомендациями по оформлению стенда для выставки, касающимися таких моментов:

Название и логотип.

Они должны быть видны и сразу бросаться в глаза.

Поэтому обязательно разместите их на стенде.

Не нужно заставлять людей гадать, а что же это за предприятие в правом углу.

Также можете разработать какой-то клиентоориентированый слоган, который сразу привлечет внимание посетителей.

Он должен быть в центре внимания.

Поэтому избегайте яркого дизайна стенда, на котором может затеряться товар.

Также его стоит разместить таким образом, чтобы любой человек мог подойти к нему с любой стороны.

Место в зале.

Чем раньше вы подадите заявку на участие в выставке, тем выше ваши шансы арендовать удачное место.

Самым удачным является размещение стенда:

• справа от входа;
• в центре зала;
• в углах зала.

1. Размер стенда.

   Стенд должен занимать треть арендованного места, остальное пространство принадлежит сотрудникам из расчета 1,5-2 кв. м. на одного человека.

   Как правило, достаточно 5 секунд, чтобы человек зацепился взглядом за определенный стенд и принял решение к нему подойти.

   Нужно знать несколько «фишек», которые помогут в этот деле.

Итак, как оформить выставочный стенд, чтобы он наверняка привлек внимание:

• стенд может быть необычной формы с ярким, но при этом ненавязчивым дизайном;
• можно добавить бегущую строку, воспроизвести видео на экране с демонстрацией товара в действии, поставить движущиеся предметы, которые косвенно связаны с деятельностью компании;

обязательно нужно предоставить текстовую информацию на самом стенде и следить, чтобы стойка с раздаточным материалом не была пустой.

Но важно, чтобы у посетителей все же остались вопросы, на которые смогут ответить представители компании;

• если условиями организаторов выставки предусмотрена сдача в аренду больших площадей, то не поскупитесь и организуйте «остров» со столиком и стульями.

Постарайтесь задать своему стенду определенный стиль, пусть он будет лаконичным и не перегруженным множеством предметов и лишним текстом.

Любой предпочтет испытать товар в реальных условиях, чем всего лишь его увидеть на фото или прочитать о нем кучу информации.

Монтажные работы по установке стенда в выставочном зале

О доставке выставочного стенда необходимо подготовиться заранее: выбрать и провести полный инструктаж работников.

Для осуществления монтажа и демонтажа нужно установить четкие сроки: по одному дню.

Если давать работником расслабиться, то можно увеличить расходы.

В дни проведения мероприятия необходимо следить за чистотой стенда и его наполнением.

Участие в выставке и подведение итогов

Ну вот все этапы, как организовать выставку пройдены, осталось только в ней поучаствовать.

И здесь уже все зависит от работников, которые будут проводить презентацию.

1. У стенда всегда должны быть люди, к которым смогут обратиться посетители.
2. В первую очередь, стоит уделить внимание оптовым покупателям, а затем уже розничным.
3. Потенциальным клиентам предлагается заполнить анкету, после чего ему предоставляется каталог с полным ассортиментом товаров и прайсом.

Заполненные анкеты и послужат основой для подведения итогов выставки.

По ним же можно отследить, сколько покупателей действительно заинтересовалось товарами компании.

После этого можно проводить работу над ошибками, а также оценить сильные и слабые стороны проведенной работы.

Еще несколько советов, как провести выставку, собраны в видеоролике:

Основные ошибки при проведении выставки

Многие не до конца понимают, что значить организовать выставку, из-за чего и возникает много вопросов, незнание ответов на которые приводит к отрицательным результатам.

Выставка - это только работа у стенда.

Это не так.

Это совокупность последовательных действий, которые и приведут к успеху.

Важно ответственно подходить к каждому этапу организации - подготовке, непосредственно участию и подведению итогов.

Участие в выставке только ради участия.

Руководство предприятия должно четко поставить цели, которых необходимо добиться от участия.

Основное внимание должно быть приковано к стенду.

Даже самый красивый и привлекающий внимание стенд не спасет, если сотрудники не будут подготовленными и не смогут общаться с клиентами.

Выставка закончилась, и на этом все.

Ничего не закончилось, пока не проведен полный анализ полученных данных, и не проведена работа над ошибками.

Ведь какой был смысл тратить столько времени и денег, чтобы потом не принять во внимание полученную информацию.

Если вы готовы выходить на новый уровень продвижения своего бизнеса, то обязательно изучите любую информацию, касающуюся вопроса, как организовать выставку .

Это действительно очень выгодный и эффективный способ заявить о себе.

Но без знания определенных моментов вряд ли удастся получить «выхлоп» от проделанной работы и потраченных средств.

Полезная статья? Не пропустите новые!
Введите e-mail и получайте новые статьи на почту

«Эрарта» и молодые таланты: самый известный музей современного искусства в Петербурге дает дорогу молодым?

Когда мы открывались, в 2010 одна из площадок была запущена, как групповая выставка молодых художников. Идея оказалась удачной, и проведение подобных выставок юных мы попытались сделать регулярным. Сейчас их получилось сделать уже четыре. Вначале я придумывал тему, которая была бы интересна широкой аудитории, потом связывался с художниками.

Кого-то я ищу сам, кто-то находит меня, присылает работы, просит помочь советом. Я всегда открыт — меня легко найти в социальных сетях, я охотно раздаю всем контакты. Для многих эта площадка становится стартовой, случались большие дебютные выставки. Однако, молодым талантам не всегда удается адекватно оценивать свои возможности и соотносить «масштабы своего творчества» и наши 200 кв. метров.
Так что, если они уж очень настойчивы и упорно не внимают моим советам в духе «попробуй поработать еще» или «пока это не слишком интересно», в то время как мы-то понимаем, что творчество человека еще «не дозрело», я приглашаю его сюда, в эти два огромных зала и спрашиваю: «Вот что ты хочешь здесь показать?». В общем, человек после этого как-то сам понимает, готов он или нет.

На что вы больше всего обращаете внимание при подборе работ? Есть ли какие-то устойчивые критерии?

Важна оригинальность художественного высказывания. Она может проявляться как в технике, так и в содержании. Идеальное художественное произведение имеет и интересную форму, и примечательную идею. Но, например, выставить в стенах музея опасные биологические вещества или экспонаты с оголенными электропроводами я бы не рискнул.

Может ли молодой художник рассчитывать на какие-то материальные блага?

Организация выставки − дело довольно затратное. Монтаж, транспортировка работ, подсветка, фуршет, продвижение выставки − над этим работает команда музея. И мы надеемся, что автор может вложиться в свой же проект; как минимум, будет с энтузиазмом принимать участие в организации процесса. На раннем этапе художественная практика − это только вложения, каждый молодой автор должен это понимать. Музейные выставки начинающих художников часто становятся хорошим стартом сотрудничества с сетью международных галерей «Эрарта»

Да, у нас много предложений — это и уже брендовые выставки, которые «поездили» по миру и хотят выставиться у нас, и работы молодых талантов, зачастую никому особенно не известных. Мы не делаем разграничений между теми и другими. Решение о выставке принимают два человека в «Этажах» − это директор, Мария Рыбакова, и креативный директор — Савелий Архипенко. Насколько я знаю, они выбирают работы по принципу нравится/не нравится, нет никаких сложных искусствоведческих подходов, ведь «Этажи» изначально задумывались как место для себя и друзей. Так что главный принцип принятия решения — личная симпатия к проекту.

Как можно попасть к вам с выставкой?

У мастера должно быть портфолио и какая-то концепция выставки. Допустим, если кто-то из ваших читателей захочет «повисеть в Этажах», ему нужно составить превью и максимально краткое и емкое письмо с описанием идеи. Все это следует отправить на почту Марии Рыбаковой. Дальше они советуются с Савелием и выносят решение: «да, это интересно, делаем» или «нет, извините, не наш формат». В «Этажах» есть несколько бесплатных выставочных пространств — это плюс. Показать работы молодых художников мы можем в «Катушках», в пространствах «Белый коридор» и «Серый коридор», в «Зеленой комнате», в «Формуле» что-то выставляется и продается.

Есть ли какие-то ограничения? То, что вы точно не возьмете?

Мы, например, точно не пойдем на то, чтобы выставить экспонаты и объекты, которые могут послужить причиной для разжигания межнациональной розни. Мы не уходим во всякий трэш. Других ограничений нет.

А можно ли у вас не только прославиться, но и заработать. Продаются ли экспонаты с выставок?

Да, но это осуществляется через куратора галереи «Формула» − Ирену Куксенайте. Она сама ищет художников, выбирает что-то с инсталляций, выставляет у себя и предлагает посетителям возможность приобрести тот или иной объект.

Какой самый действенный способ попасть со своими работами на выставку? Есть ли секрет?

Секретов нет — нужно делать классное искусство.

Как молодой художник может выставить свои работы в «Галерее Борей»?

У нас на двери висит инструкция, как составить заявку на выставку. Претендент подготавливает папку, включающую в себя диск с пронумерованными фотографиями работ размером не более 500 кб каждая (количество не ограничивается), список работ с номерами, соответствующими фотографиям, с указанием техники, размера, года и свою биографию со всеми контактными данными. На диске нужно написать фамилию и свой телефон. На папке тоже должна быть указана фамилия, имя, техника, адрес, e-mail, телефон и дата подачи заявки. Если у автора есть представление о том, как должна выглядеть выставка, то ему стоит все это описать.

Кто выбирает работы, достойные висеть в вашей галерее? Какие критерии отбора используются?

Это делаю я, основываясь на своем представлении о прекрасном и 22-х летнем опыте. Иногда советуюсь с коллегами, потому что не все лежит в области моей компетенции. Пять-десять лет назад ситуация была другой. Сейчас выпускники «Мухи» идут в дизайн, или вообще работают вне искусства, чтобы зарабатывать деньги. А к нам приходят девочки и мальчики, которые приносят рисование — что-то среднее между фэнтези и граффити. Хвалю и советую продолжать учиться.

По нашим правилам автор всю техническую работу делает сам — окантовка, развеска, демонтаж выставки. Мы делаем анонс, помогаем создать печатную продукцию — придумываем макеты к флаерам, открыткам, буклетам, которые, зачастую, автору приходится распечатывать самому. Мы предоставляем пространство — это «Малый зал», около 60 кв. метров. Его основная функция — представлять молодых художников. Но поскольку предложений много, а в году всего 12 месяцев, мы гоним проекты в режиме non-stop: два дня на развеску — воскресенье и понедельник, и в течение двух недель работы видит публика. Конечно, этого мало, но для первой презентации молодого дарования достаточно.

Продаются ли работы с выставок?

Да. Но это чудо чудесное. Любителей прекрасного, к сожалению, не так много. У нас есть сложившийся круг коллекционеров, которые всегда приходят посмотреть на новые выставки. Есть любители графики, любители живописи. Но другой вопрос в том, что цены, зачастую, невменяемы. Девяносто процентов художников не понимают, как оценивать свое творчество. Я всегда говорю: если ты хочешь, чтобы твою картину купили, то постарайся назначить адекватную цену, а если хочешь «гнуть понты» − назначай, сколько хочешь, от этого вряд ли что-то изменится.

Анастасия, расскажите, как молодому художнику попасть со своими работами на «Пушкинскую-10»?

Мы очень активно взаимодействуем с молодыми художниками. Кто-то приходит сюда «с улицы», кто-то связывается через общих знакомых. Когда в нашем творческом офисе без предупреждения появляются художники со своими портфолио, я всегда стараюсь найти время, чтобы все посмотреть и как-то прокомментировать.

Вы одна выбираете работы, которые пойдут на выставку?

И да, и нет. У каждой выставочной площадки есть свой куратор. Я, например, занимаюсь недавно открывшейся галереей «2.04», где выставляется очень много молодых, неизвестных авторов, но также делаю выставки и в других наших пространствах. Когда ко мне поступает портфолио, я думаю о том, кто из наших кураторов мог бы этим заинтересоваться. Если это подходит для галереи «2.04», то мы довольно быстро можем организовать выставку там — у этой площадки сейчас самый гибкий график.

Что представляет собой площадка «2.04»?

Это очень уютное, камерное помещение, около 30 кв. метров. Площадка идеально подходит для небольших персональных выставок, инсталляций, перформансов и пр. Она очень многофункциональна и иногда может даже работать в режиме мастерской. В прошлом месяце там работал над своими картинами наш австралийский резидент Кристиан Халфорд.

Продаются ли картины с выставок?

Да, такое бывает, но это не больше одной или двух картин с выставки. Продажи идут неактивно, но это и не наша цель. Художникам, особенно молодым и неизвестным, крайне сложно заработать что-то на первых выставках. Но, с другой стороны, участие в выставках может влиять на будущую стоимость работ.

Мы обращаем внимание на качество и выразительность художественного образа. Также ценим экспериментальные проекты и произведения на стыке нескольких жанров. В таком нонконформистском пространстве как «Пушкинская-10» все может стать частью экспозиции. Однако и у нас есть определенные рамки − и эстетические, и этические.

К счастью, выставочных пространств в Петербурге такое же внушительное количество, как и художников. И постоянно открываются все новые и новые площадки.

* В расчетах используются средние данные по России

Участие в торговой выставке может стать для компании хорошим способом продвижения своей продукции, поэтому такой вид бизнеса востребован, и организатор выставки может рассчитывать на постоянный приток клиентов. При этом выставка может охватывать совершенно разные виды деятельности человека, поэтому всегда есть возможность найти какую-либо нишу, ещё не используемую конкурентами.

На выставках представляют экспонаты и относящиеся к экономической сфере, в том числе сельского хозяйства, и к научной, и к технической, и даже к культуре. Порою проведение выставочного мероприятия становится наиболее эффективным рекламным ходом, при этом её посещают в большинстве своём потенциальные клиенты, которые могут ознакомиться с продуктами (и даже услугами) сразу на месте и определиться с выбором. Всё это делает выставочный бизнес перспективным и получающем всё большее распространение.

Однако в крупных городах, как правило, уже имеются крупные выставочные комплексы, которые известны большинству крупных предприятий, и участие на выставках этого крупного игрока становится уже залогом успеха. Но и в этом случае у новичка есть шанс завоевать свой сегмент рынка, открыв какую-либо новую нишу или же играя на предоставлении более выгодных услуг. Не каждый предприниматель может себе позволить участие на крупной выставке, потому что цена входа обычно очень высока у преуспевающего организатора выставок.

В связи с этим правильно разрекламированная выставка также сможет привлечь своих посетителей, при этом цена её организации будет не в пример ниже, чем в общеизвестном комплексе. Некоторые предприниматели, особенно в сфере искусства, даже специально организуют выставки типа underground, что привлекает свой, определённый, отличный от основного контингент. Более того, такое мероприятие может стать даже более успешным, чем известное на весь город. В общем и целом, организация выставок – это своего рода искусство. Искусство рекламы. Имея творческий подход и хорошую маркетинговую концепцию, можно раскрутить даже кажущееся на первый взгляд неинтересным мероприятие.

У любого новичка, желающего заниматься организацией выставок, также есть возможность выбрать наиболее удобную ему схему работы, при этом даже с небольшим стартовым капиталом можно пробиться на этот относительно несвободный рынок. Однако, изучив его более подробно, становится понятно, что практически все возможные ниши заняты только в городах федерального значения (но даже там в случае оригинальной идеи есть возможность получить популярность), в других же населённых пунктах обычно имеется один-два крупных торгово-выставочных комплекса, известных любому жителю города, и несколько выставок «по интересам», которые занимаются только определённой сферой или тематикой. То есть в регионах творческим людям практически ничего не мешает занять своё место, предоставив партнёрам и их потребителям что-то новое и оригинальное.

Выставочный бизнес – это понятие, которое может объединять несколько смежных, но немного отличающихся друг от друга видов деятельности. Важное отличие состоит в том, организуется ли торговая выставка или культурно-развлекательная. При этом даже экономические предприятия могут организовывать простую выставку своих экспонатов (например, передовые разработки), целью которой является хоть и привлечение внимания к своим продуктам, но не торговля ими. И наоборот, выставка картин, к примеру, может быть всецело направлена на реализацию выставленных экспонатов.

Готовые идеи для вашего бизнеса

Но предпринимателю лучше пытаться заниматься как можно бо́льшим количеством возможных вариантов, потому что бывает очень трудно привлечь партнёров, готовых выставить свои экспонаты, особенно на первых порах. Уже после, заняв определённую нишу и заработав имя, стоит задумываться о избирательном подходе к желающим участвовать в выставке. Вначале же лучше браться за любую идею, только если она активно не используется конкурентами.

Чтобы начать работу, стоит зарегистрироваться как субъект предпринимательской деятельности. В данном случае можно зарегистрировать и ИП, и юридическое лицо, предпочтительным из которых является ООО – общество с ограниченной ответственностью. Связано это с тем, что именно этим формам позволяется пользоваться упрощённой системой налогообложения и платить 15% (от операционной прибыли) или 6% (от доходов) в пользу государства. Для этого стоит выделить порядка 20 тысяч рублей, часть из этой суммы пойдёт непосредственно на оплату государственной пошлины, часть – на прочие бюрократические расходы. По времени процедура регистрации редко занимает больше одного месяца.

Для работы используется код (ОКПД 2) 82.30 Услуги по организации конференций и торговых выставок, но можно вписать и (ОКПД 2) 93.29 Услуги в области развлечений и отдыха прочие. В первом случае, как понятно из определения, можно будет работать, непосредственно организовывая торговые мероприятия, во втором – предлагая посетителям просто ознакомиться с экспонатами. Если нет желания самостоятельно разбираться со всеми юридическими вопросами, можно обратиться в специализированную фирму, которая в кратчайшие сроки проведёт регистрацию за предпринимателя и даже предоставит помощь юриста. Но, конечно, всё это будет не бесплатно.

Для дальнейшей работы стоит определиться с тем, будет ли предприниматель располагать собственным помещением или же будет постоянно арендовать новые площадки. В первом случае у него будет возможность полностью распоряжаться своим зданием, проводить выставки в удобное для бизнеса время и даже использовать площадку под иные цели, а не только под выставки. Иначе придётся для каждого нового мероприятия находить новое помещение и договариваться с владельцем о посуточной или даже почасовой аренде.

Готовые идеи для вашего бизнеса

В данном виде бизнеса идеально, когда бизнесмен имеет уже в собственности большое помещение – не меньше 100 м 2 , но даже такую площадку можно назвать маленькой, потому что некоторые выставки проходят на площадях до 700 м 2 . Тогда перед предпринимателем ставится задача оборудовать имеющееся здание под цели своего бизнеса и не тратить время и средства постоянно на поиск помещения и его обустройство. Причём выгодно это только в том случае, если помещение не арендовано, ибо придётся платить за аренду ежемесячно, а это станет лишней тратой средств, потому что порою мероприятия проходят раз в несколько месяцев. Поэтому, если своей площадки не имеется, лучше арендовать её непосредственно только на само мероприятие, сдавая в аренду уже арендованное помещение. Но здесь будут сложности с завозом оборудования и его установкой.

Сама площадка должна располагаться в деловых или центральных районах города, ведь посетители не поедут на окраину ради выставки (вернее, туда поедет гораздо меньшее их количество). Поэтому стоит рассчитывать на то, что стоимость аренды будет весьма высока. Сегодня в больших городах не составляет проблемы найти помещение, которое целенаправленно сдают по часам для выставок, при этом 100 м 2 сдаются по цене в 2 тысячи рублей в час. В небольших городах эта сумма несколько ниже.

Стоимость аренды будет входить в стоимость входа для участников, поэтому в данном аспекте предприниматель фактически не рискует своими средствами, но слишком дорогой «входной билет» может отпугнуть многих потенциальных партнёров. Если же брать в расчёт именно долгосрочную аренду, то можно найти большую площадку (порядка 500 м 2) стоимостью даже до 10 тысяч рублей в месяц, но нужно рассчитывать на то, что предоставит арендодатель буквально голые стены. Впрочем, для выставки это даже скорее плюс. В некоторых случаях (особенно в тёплое время года) выставки можно проводить и на открытом воздухе или в необорудованных помещениях (например, на неиспользуемой парковке). Обычно в таких случаях ищут наиболее дешёвые варианты, потому что их всё равно придётся постоянно переобустраивать под цели каждой конкретной выставки. При наличии нескольких миллионов, как уже говорилось, помещение можно полностью выкупить в собственность. В случае неуспеха это всё равно станет хорошим вложением средств, ибо вложения в недвижимость.

Можно также найти специальные конторы, которые занимаются сдачей помещений непосредственно под мероприятия. В этом случае рассчитывается не только стоимость аренды самого помещения, но и предоставляемая арендодателем мебель и оборудование, которыми он располагает. Обычно это универсальные вещи, но в некоторых случаях арендодатель сможет выделить даже стеллажи и витрины, что избавляет бизнесмена от необходимости привозить свои собственные – а это значительная экономия на транспорте и рабочей силе. Вообще, если придётся заниматься постоянной арендой новых помещений, то иметь своё собственное, пусть и небольшое, придётся, потому что в таком офисе будет храниться не только необходимое оборудование, мебель и прочие принадлежности, но и специальные устройства, которые позволяют производить рекламные материалы.

Готовые идеи для вашего бизнеса

Сюда стоит отнести станок для широкоформатной печати (стоимость станка – от 400 тысяч рублей) и соответствующую периферию. Предпринимателю придётся изготавливать большое количество рекламной продукции, и в данном случае не всегда выгодно работать со сторонней типографией. Закупленное же печатное оборудование позволит заниматься дополнительным видом деятельности (который может приносить дополнительный же доход) и самостоятельно печатать листовки, баннеры и плакаты. Партнёры по достоинству оценят такую возможность, потому что для проведения выставки им потребуется много печатной продукции для рекламирования своих товаров и услуг. Так как в сознании участников выставки выработано убеждение, что всю рекламу на себя берёт организатор, то приходится этому соответствовать. Главное, дать понять, что организатор рекламирует непосредственно саму выставку, а непосредственно самой рекламой своих продуктов участник тоже должен заниматься.

Типичная цепочка выглядит так: организатор находит участников, после обращается в рекламное агентство, которое, в свою очередь, заказывает печать продукции в типографии. Так вот, максимальную прибыль можно получить, если исключить двух последних участников цепи вообще, поэтому выставочный бизнес предполагает ещё и разработку рекламы и её печать в пределах одного производства. Но, если у организатора не достаточно средств на основание такого предприятия, придётся обращаться к посредникам.

В организации самой выставки будет задействовано много людей. Сам предприниматель, возможно, с помощниками всецело должен заняться поиском участников выставки. Здесь всё зависит от того, какой формат выставки будет использован. Некоторые фирмы готовы устроить выставку, всецело посвящённую её деятельности. Хорошо работают выставки, которые посвящены какой-то отдельной сфере деятельности, при этом на одной территории будут участвовать конкуренты, которые пытаются привлечь посетителей именно к своим стендам. Как они этого добиваются – задача их исполнителей, но вместе с организатором устанавливаются определённые правила проведения выставки. Есть даже выставки, которые охватывают несколько сфер деятельности человека. Отдельного упоминания заслуживают выставки предметов искусства, но на таких площадках они тоже превращаются в товар.

Чтобы выставка заработала, нужно нанять немало подсобных рабочих, готовых привезти инвентарь, произвести монтаж оборудования и заниматься прочей силовой работой. Немаловажно, чтобы экспозиция была правильно устроена, потому что посетитель не должен её очень быстро обойти или заблудиться среди стендов. Обычно сами участники привлекают сотрудников, которые знакомят посетителей с экспонатами, проводят викторины и розыгрыши, торгуют продукцией или вручают сувениры. А вот следить за ходом выставки и за соблюдением её правил должны уже сотрудники организатора, при необходимости стоит даже привлечь частное охранное предприятие, чтобы оно выделило охранников на время выставки, потому что дебоширы везде могут себя проявить. Если предполагается какая-либо фоновая музыка, трансляция каких-либо материалов и тому подобные вещи, то нужно нанять операторов, которые занимаются техническим обеспечением. Также на плечи организатора ложится бремя обеспечения посетителей элементарными условиям – то есть наличие работающего санузла и буфета или хотя бы вендингового аппарата. При этом это тоже может принести дополнительную прибыль.

В офисе же постоянно работают маркетологи, которые занимаются мониторингом рынка, выявляют потребности рынка и узнают, какие выставки будут актуальны в ближайшее время, какие выставки будут проводить конкуренты, какой вид мероприятий не интересен населению. После определения типа выставки они должны обеспечить организатора программой по продвижению выставки. Впрочем, здесь хороши ATL-приёмы, при этом с участниками обсуждается, какой контингент они хотят видеть на выставке. Будут ли это простые люди, среди которых наверняка найдётся хоть несколько заинтересованных, а остальные станут источниками «сарафанного радио», будут ли это потенциальные бизнес-партнёры или же непосредственно уже готовые к приобретению потребители. Но так или иначе в каждом конкретном случае нужна своя рекламная кампания, которая может использовать различные методы.

Торговая выставка призвана не только предоставить потребителям товары участников, но и поддержать или улучшить имидж фирмы, стимулировать рост продаж и даже позволить производителю стать ближе к покупателю. Однако, как было отмечено выше, некоторые компании стремятся просто показать свои наработки и участвуют в выставке только для поддержания своего имени. Некоторые выставки вообще существуют ради эстетического удовольствия посетителей – речь идёт, конечно, о выставках культуры и искусства (хотя для кого-то эстетическим удовольствием является наблюдение за передовыми технологическими изделиями). В прямой зависимости от этого устанавливается источник дохода организатора.

Самый простая схема получения денег – когда организатор получает фиксированную сумму за организацию выставки. Чаще всего это возможно при сотрудничестве с одним участником, который платит просто за демонстрацию своей продукции и не ставит своей целью продажу товару. Он оплатит обговоренную сумму согласно договору, и не потребует каких-либо отчётов. Это похоже на деятельность рекламного агентства.

Самый, пожалуй, распространённый вариант, когда участники платят за «вход» на выставку, после чего отчисляют организатору средства в зависимости от эффективности проведённого мероприятия. В этом случае после проведения выставки придётся нанять статистов и анализаторов, которые предоставят развёрнутый отчёт об успехах мероприятия. И, наконец, существует схема, по которой источником дохода становятся проданные непосредственным посетителям билеты. Понятно, что это возможно только в том случае, если выставка носила культурно-развлекательный характер. Это, наверно, самая рискованная схема работы, потому что предприниматель может и вовсе ничего не получить. В некоторых случаях предприниматель и вовсе работает только на процент с реализованных участниками товаров, хотя это, чаще всего, для него невыгодно.

136 человек изучает этот бизнес сегодня.

За 30 дней этим бизнесом интересовались 43537 раз.

Калькулятор расчета прибыльности этого бизнеса

Стартовый капитал для открытия студии SEO-оптимизации сайтов составляет округлённо 240 тысяч рублей. Каждый новый заказ позволяет быстрее окупить проект, при нормальных условиях для чего потребуется б...